Для облегчения работы по созданию экспозиции, подборки материала для лекции, проверки наличия материалов и т.д. создаются научно-справочные картотеки.
Картотеки могут быть: тематические, именные, хронологические, топографические, учетные и т.д.
В учетной картотеке карточки расставляются в порядке записи в книгах поступлений.
В тематической картотеке карточки расставляются по рубрикам, соответствующим отделам, разделам и темам экспозиции.
В именной картотеке карточки расставляются по алфавиту фамилий экспонентов.
После записи в инвентарной книге на каждый предмет составляется инвентарная карточка (приложение 4 к примерному положению о музее государственного образовательного учреждения системы Департамента образования города Москвы) в одном или нескольких экземплярах (по числу картотек, запланированных музеем).
На лицевой стороне карточки заносятся сведения: номер по книге поступлений, наименование предмета, время изготовления, размер (в см), вес, материал, техника изготовления, сохранность, способ получения, акт №.
Оборотная сторона карточки используется для записи легенды, дополнительных сведений о предмете, а также информации, появившейся уже после составления карточки.