Порядок заполнения граф инвентарной книги учета
музейных предметов основного фонда музея образовательного учреждения
Инвентарная книга учета предметов основного фонда должна иметь следующие графы:
|
№ п\п |
Дата записи |
Время, источник, способ поступления |
Наименование и краткое описание предмета |
Количество предметов |
Материал, техника изготовления |
Сохранность предмета |
Размер |
Место хранения |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Порядок заполнения граф инвентарной книги учета
Номер по порядку
Порядковый номер дается каждому предмету (или коллекции), записанному в инвентарную книгу при поступлении в музей. Он становится его учетным обозначением и закрепляется за ним постоянно. При групповых поступлениях каждая коллекция записывается под одним номером, а каждый предмет получает дробный номер. Например, чайный сервиз будет иметь общий № 200. Включает 12 предметов, каждый предмет получает свой порядковый номер: №200/1, 200/2, 200/3 и т. д. Одновременно с записью в книге учета фондов на каждый предмет пишется инвентарный номер, который наносится тушью или краской так, чтобы не повредить предмет и чтоб номер не бросался в глаза.
Дата записи
Проставляется дата регистрации предмета в книге: число, месяц, год (28.05.2013 г.)
Время, источник, способ поступления
Когда и от кого поступил предмет. Указывается Ф.И.О. (полностью), должность человека, сдавшего предмет; способ поступления. Здесь же указывается № и дата акта приема.
Наименование и краткое описание предмета
Записывается общеупотребительное название (если имеется, то и местное).
Наименование начинается с предметного слова (имени существительного). Например, костюм мужской, часы наручные и т. д. Указывается автор (если известен), точная и приблизительная датировка, назначение, место происхождения, краткое описание его внешнего вида. Выписываются и берутся в кавычки надписи, подписи на предмете. Для фотографий – кратко описывается сюжет. При записи книг, рукописей указывается количество листов.
Количество предметов
Указывается количество предметов, образующих одну единицу хранения. Например, чайная пара, состоящая из чашки и блюдца, будет обозначена в этой графе цифрой 2.
Материал, техника изготовления
Указывается материал, из которого сделан предмет. Например: дерево, глина, металл, бумага, стекло.
Техника изготовления: штамповка, ковка, ткачество, вышивка, фотопечать, вышивка, рукопись, машинопись, графика, рисунок, роспись и т.д.
Сохранность предмета
Фиксируется сохранность предмета при его поступлении в музей, что важно для контроля за его состоянием. При отсутствии дефектов пишется «полная сохранность».
Указывается общее состояние, дефекты: загрязнение, пожелтение, выцветание, помятость, затем – прорывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, наличие пятен. Указывается место самых больших повреждений. Например, оторван правый угол, левый край покрыт ржавчиной, текст выцвел.
Размер
Размеры предмета: указывается в сантиметрах высота, длина, ширина - для объемных, высота и ширина для прямоугольных, для круглых - наибольший диаметр. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина.
Место хранения
Простым карандашом указывается место хранения предмета: шкаф, стеллаж, полка, папка, коробка, место в экспозиции, № стенда, витрины.
Примечание
В случае необходимости заносятся дополнительные сведения. Делается отметка о передаче материалов в другой музей, списании с указанием причины и т.д.
В Инвентарную книгу заносятся только подлинные предметы или имеющие значение подлинников (копия с автографом автора, авторский макет, редкая фотография и т.д.).
Инвентарная книга нумеруется (в правом верхнем углу каждого листа), прошивается, заверяется подписью и печатью. Когда книга заполняется полностью, в её конце вносится итоговая запись: «В настоящую инвентарную книгу внесено предметов (цифрами и прописью) с № ___ по № ____ ».
В следующей Инвентарной книге нумерация продолжается, инвентарная книга хранится в школе. Она входит в номенклатуру дел постоянного срока хранения.